Toepasselijk op deelname van exposanten aan Favourites Live, het lifestyle-event van Evenso.
Organisator: Evenso
KvK: 09220568
Adres: Hamerstraat 10
E-mail: sanne@evenso.nl
Website: www.favouriteslive.nl
Artikel 1 – Definities
In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:
a. Evenso: de organisator van Favourites Live, alsmede eventuele door Evenso ingeschakelde personen of rechtspersonen.
b. Exposant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die zich voor Favourites Live inschrijft of met Evenso een overeenkomst van deelname sluit.
c. Mede-exposant: een derde die op verzoek van of namens de exposant binnen diens unit of presentatieplek aanwezig is.
d. Event: Favourites Live waarvoor de overeenkomst van deelname is gesloten.
e. Evenementenlocatie: de locatie waar Favourites Live plaatsvindt.
f. Unit/presentatieplek: de door Evenso toegewezen expositieruimte, stand, unit, tafel, caravan, winkelunit of andere presentatievorm.
g. Deelnamekosten: alle kosten die de exposant in verband met deelname verschuldigd is.
h. Overeenkomst van deelname: de overeenkomst die ontstaat door acceptatie van de inschrijving door Evenso, inclusief deelnamebevestiging en schriftelijk overeengekomen aanvullingen.
Artikel 2 – Concept en toelating
Favourites Live heeft een herkenbaar lifestyle-karakter waarbij bijzondere producten, diensten en merken op een aantrekkelijke en inspirerende manier worden gepresenteerd.
Evenso bewaakt de samenstelling, kwaliteit en uitstraling van het Event. Niet iedere inschrijving wordt automatisch geaccepteerd.
Evenso kan een inschrijving weigeren wanneer het aanbod onvoldoende aansluit bij het concept, wanneer een categorie reeds voldoende vertegenwoordigd is, wanneer de presentatie niet past bij de gewenste uitstraling of om organisatorische redenen.
Artikel 3 – Totstandkoming van de overeenkomst
De inschrijving is bindend zodra deze door de exposant is verzonden, tenzij Evenso de inschrijving niet accepteert. De overeenkomst komt tot stand door schriftelijke acceptatie of deelnamebevestiging van Evenso.
De exposant is verantwoordelijk voor de juistheid van de aangeleverde bedrijfs-, product- en contactgegevens.
De deelname mag niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming aan een derde worden overgedragen.
Artikel 4 – Eventdatum, locatie en programma
Evenso bepaalt datum, openingstijden, opbouw- en afbraaktijden, locatie en programma.
Evenso mag deze wijzigen wanneer dit noodzakelijk is voor organisatie, veiligheid, vergunningen, bezoekersstromen of andere zwaarwegende omstandigheden.
Bij verplaatsing naar een andere datum of locatie blijft de overeenkomst in beginsel van kracht. De exposant wordt zo spoedig mogelijk geïnformeerd.
Bij overmacht kan het Event worden verplaatst, aangepast, opgeschort of geannuleerd.
Artikel 5 – Unit en presentatieplek
De toegewezen unit of presentatieplek wordt bepaald door Evenso en vermeld in de deelnamebevestiging of het exposantenpakket.
De exposant heeft geen recht op een specifieke plek, tenzij schriftelijk gegarandeerd.
Evenso mag de indeling wijzigen. De exposant volgt aanwijzingen over routing, zichtlijnen, presentatie, veiligheid en uitstraling.
Het is niet toegestaan de toegewezen ruimte uit te breiden of materialen buiten de eigen presentatieplek te plaatsen zonder toestemming.
Artikel 6 – Presentatie en uitstraling
De exposant zorgt voor een verzorgde, aantrekkelijke en representatieve presentatie die past bij het karakter van Favourites Live.
De presentatie mag niet zonder toestemming worden ingericht als traditionele marktkraam of op een andere wijze worden vormgegeven die volgens Evenso niet past bij het concept.
Reclame-uitingen, banners, displays, promotiematerialen en overige zichtbare elementen dienen binnen de toegewezen ruimte te blijven.
Evenso kan aanwijzingen geven over presentatie en uitstraling. De exposant dient deze aanwijzingen op te volgen.
Artikel 7 – Deelnamekosten en betaling
De deelnamekosten worden vermeld in de offerte, deelnamebevestiging of factuur.
Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Bij niet-tijdige betaling kan Evenso de toegang tot opbouw en Event weigeren. De betalingsverplichting blijft bestaan.
Voor zover wettelijk toegestaan kan Evenso wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen.
Artikel 8 – Annulering door de exposant
Annulering dient schriftelijk te gebeuren. De datum van ontvangst door Evenso geldt als annuleringsdatum.
Bij annulering gelden de volgende kosten, berekend over de volledige deelnamekosten:
• meer dan 4 maanden vóór de eerste opbouwdag: 25%;
• tussen 4 en 2 maanden vóór de eerste opbouwdag: 35%;
• tussen 2 maanden en 1 maand vóór de eerste opbouwdag: 50%;
• minder dan 1 maand vóór de eerste opbouwdag: 75%;
• minder dan 14 dagen vóór de eerste opbouwdag of bij no-show: 100%.
Artikel 9 – Annulering of beëindiging door Evenso
Evenso kan de overeenkomst beëindigen bij niet-betaling, overtreding van deze voorwaarden, onjuiste informatie, het niet aansluiten van de presentatie bij het concept of wanneer deelname schade kan veroorzaken aan Evenso, het Event, bezoekers of andere exposanten.
Bij ernstige overtredingen, veiligheidsrisico’s of ongewenst gedrag kan de exposant onmiddellijk worden verwijderd.
Voor zover wettelijk toegestaan bestaat in deze gevallen geen recht op terugbetaling.
Artikel 10 – Opbouw, aanwezigheid en afbouw
De exposant houdt zich strikt aan de aangewezen opbouw- en afbraaktijden.
De presentatie moet bij opening volledig gereed, bemand en representatief zijn.
Voortijdig sluiten of afbouwen is uitsluitend toegestaan met toestemming van Evenso.
De exposant is verantwoordelijk voor personeel, leveranciers, transport en materialen.
Artikel 11 – Producten en diensten
De exposant presenteert uitsluitend producten en diensten die bij de inschrijving zijn opgegeven en door Evenso zijn geaccepteerd.
De exposant is volledig verantwoordelijk voor de wettelijke conformiteit, veiligheid, etikettering, prijsinformatie, garanties en overige verplichtingen rond de eigen producten en diensten.
Indien een product of dienst naar het oordeel van Evenso niet passend is binnen het concept, kan Evenso verlangen dat deze niet wordt gepresenteerd.
Artikel 12 – Verkoop en klantcontact
Directe verkoop aan bezoekers is toegestaan voor zover passend binnen het concept en de afspraken in de deelnamebevestiging.
De exposant is zelf verantwoordelijk voor transacties, betaalmogelijkheden, facturatie, retouren, klachten, garanties en klantenservice.
De exposant verstrekt bezoekers duidelijke en correcte informatie over prijzen en voorwaarden.
Artikel 13 – Promotie, acties en demonstraties
Promotionele activiteiten, demonstraties, workshops, proeverijen, acties of andere publieksactiviteiten dienen vooraf te worden afgestemd met Evenso indien deze invloed kunnen hebben op de veiligheid, geluidsproductie, ruimte of bezoekersstromen.
Het uitdelen van promotiemateriaal buiten de eigen presentatieplek is alleen toegestaan met toestemming.
Activiteiten mogen geen hinder, gevaar of ongewenste commerciële druk veroorzaken.
Artikel 14 – Schoonmaak en afval
De exposant houdt de presentatieplek voortdurend schoon en verzorgd.
Verpakkingen, dozen, afval en overige materialen worden niet opgeslagen in gangen of andere openbare ruimten.
Na afloop levert de exposant de ruimte leeg, schoon en onbeschadigd op.
Kosten voor het verwijderen van achtergelaten materialen of afval kunnen aan de exposant worden doorbelast.
Artikel 15 – Veiligheid en locatievoorschriften
Alle voorschriften van Evenso, de locatie, brandweer en bevoegde instanties moeten worden nageleefd.
Nooduitgangen, blusmiddelen, doorgangen en installaties mogen nooit worden geblokkeerd.
Open vuur, gevaarlijke stoffen en andere risicovolle activiteiten zijn verboden, tenzij vooraf schriftelijk toegestaan.
De exposant is verantwoordelijk voor een veilige uitvoering van zijn activiteiten en presentatie.
Artikel 16 – Goederen, schade en diefstal
Goederen en materialen van de exposant zijn tijdens opbouw, Event en afbouw voor eigen rekening en risico.
Evenso is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal, beschadiging of vermissing, behoudens aansprakelijkheid die op grond van dwingend recht niet kan worden uitgesloten.
De exposant draagt zelf zorg voor toezicht en passende verzekering.
Artikel 17 – Intellectuele eigendom
De exposant garandeert dat producten, merken, teksten, foto’s, video’s, muziek en andere materialen rechtmatig mogen worden gebruikt.
Bij een gegronde aanwijzing van inbreuk kan Evenso de betreffende uiting of het betreffende product laten verwijderen of het gebruik verbieden.
De exposant vrijwaart Evenso tegen aanspraken van derden wegens door de exposant veroorzaakte inbreuken.
Artikel 18 – Fotografie, video en publiciteit
Tijdens Favourites Live kunnen foto’s en video-opnamen worden gemaakt voor verslaglegging, promotie en communicatie.
De exposant aanvaardt dat de eigen presentatie, producten en bedrijfsuitingen in algemene eventbeelden kunnen voorkomen.
Door de exposant aangeleverd beeldmateriaal mag door Evenso worden gebruikt voor promotie van het Event, mits de exposant over de benodigde rechten beschikt, tenzij schriftelijk anders afgesproken.
Artikel 19 – Aansprakelijkheid en verzekering
De exposant is aansprakelijk voor schade die door hem, zijn personeel, mede-exposanten, leveranciers of ingeschakelde derden wordt veroorzaakt.
De exposant dient een passende aansprakelijkheidsverzekering te hebben.
Evenso is, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid en voor zover wettelijk toegestaan, niet aansprakelijk voor indirecte schade, omzet- of winstderving, gemiste bezoekers, diefstal, verlies of beschadiging van eigendommen.
Indien Evenso aansprakelijk is, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat door haar verzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventuele eigen risico, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Artikel 20 – Overmacht
Overmacht omvat iedere omstandigheid buiten de redelijke invloedssfeer van Evenso waardoor het Event niet of niet op de geplande wijze kan plaatsvinden.
Daaronder kunnen onder meer vallen: extreme weersomstandigheden, brand, natuurrampen, epidemieën, pandemieën, oorlog, terrorisme, maatschappelijke onrust, overheidsmaatregelen, stroom- of internetstoringen, storingen van de locatie en andere onvoorziene omstandigheden.
Evenso kan bij overmacht het Event verplaatsen, wijzigen, opschorten of annuleren en informeert de exposanten zo spoedig mogelijk.
Evenso is niet aansprakelijk voor gevolgschade of externe kosten van de exposant als gevolg van overmacht.
Artikel 21 – Privacy en leadverzameling
Evenso verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de AVG.
De exposant is zelf verantwoordelijk voor persoonsgegevens die hij tijdens Favourites Live verzamelt, bijvoorbeeld via een winactie, QR-code, inschrijfformulier of nieuwsbrief.
De exposant dient bezoekers vooraf duidelijk te informeren over zijn verwerking van persoonsgegevens en beschikt zelf over de benodigde grondslag en documentatie.
Artikel 22 – Aanvullende voorschriften
Evenso kan aanvullende voorschriften geven over veiligheid, presentatie, orde, routing en uitvoering.
Deze voorschriften moeten direct worden opgevolgd.
Bij strijdigheid met dwingende voorschriften van overheid, brandweer of locatie prevaleren die voorschriften.
Artikel 23 – Toepasselijk recht en geschillen
Op de overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.
Indien dit niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Evenso statutair is gevestigd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Slotbepaling
Indien één of meer bepalingen nietig zijn of worden vernietigd, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen de betreffende bepaling vervangen door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij doel en strekking van de oorspronkelijke bepaling.